Assistant(e) de direction
Descrizzione di l'entità
DGA Solidarités et Promotion de la Santé
Direction Action Sociale de Proximité
DirAdj Action Sociale Proximité
Definizione di u travagliu
Sous l’autorité de la Directrice adjointe de l’action sociale de proximité, l’agent a pour mission de lui apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il doit recueillir et traiter les dossiers et informations nécessaires au bon fonctionnement et aux besoins de la Direction adjointe, en coordination avec le secrétariat de la Direction.
Attività principali
- Gérer l’organisation permanente de la vie professionnelle du responsable, l’assister dans la planification et la mise en œuvre du travail des équipes en coordination avec le secrétariat de direction
- Organiser et planifier les réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’interface avec les services
- Réaliser des travaux bureautiques
- Suivre et mettre en œuvre des dossiers administratifs
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations
- Trier, classer et archiver
- Coordonner les plannings des congés des agents
Activités secondaires
- Suivi et gestion de la logistique des bâtiments en fonction de l’organisation du territoire,
- Suivi et gestion des commandes diverses
Information/veille
- Assurer la diffusion d’information au sein des équipes
- Assurer la diffusion de veille documentaire auprès des équipes (réglementaire, technologique)
- Prendre part aux réunions de service et/ou de direction
Cunniscenze è cumpetenze necessarie
Sapè fà / Savoir-faire :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation du public
- Réaliser la saisie de notes, courriers, mail et rédiger, si besoin, certains documents à la demande du Directeur adjoint
- Assurer la gestion du courrier : tenue registre arrivée départ, dispatching dans les directions et services
- Archiver et classer (papier et informatique) des courriers, notes et mails et différents documents ; classer et archiver divers documents en lien avec les services
- Assurer la coordination des parapheurs dans le circuit des signatures
- Organiser et planifier les réunions, assurer le suivi d’agenda, établir et transmettre les convocations, etc.
- Effectuer la saisie et le suivi des rapports et délibérations dans Airs Délib et en gérer la coordination au vu des délais impartis.
- Diffuser de l’information en interne (notes de service …..) comme en externe (transmission des messages, informations et demandes par mail, téléphone et télécopies)
- Tenir et mettre à jour de registres divers de partage d’informations (documentation, délibérations concernant la Direction)
Sapè / Savoirs :
- Bonne connaissance de la collectivité et de son organisation
- Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, connaissance AirsDélib souhaitée
- Maitrise Internet
- Maitrise des règles de syntaxe, grammaire et orthographe
- Notion d’organisation et de gestion du temps
- Savoir gérer les délais, l’urgence et l’imprévu
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Maîtrise des techniques de prise de note et qualité de rédaction
- Maîtrise de la langue Corse souhaitée ou être disposé à suivre une formation en langue
Sapè essa / Savoir-être :
- Qualités relationnelles, organisationnelles
- Ecoute, réactivité, discrétion et respect du devoir de confidentialité
- Savoir travailler dans une dimension transversale au sein de la direction
- Rigueur, méthode et capacité d’organisation, d’anticipation et d’initiative
Cundizioni di eserciziu
- Échanges fréquents avec les directions de la DGA
- Échanges fréquents avec les autres directions de la collectivité
- Échanges très fréquents avec différents partenaires externes (collectivités, prestataires….)