Chef(fe) du service "Protocole"
Descrizzione di l'entità
DIREZZIONE DI A CUURDINAZIONE AMMINISTRATIVA E DI U SEGUITU DI I CARTULARI STRATEGICHI DI A PRESIDENZA DI U CUNSIGLIU ESECUTIVU
DIRECTION DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE ET DU SUIVI DES DOSSIERS STRATEGIQUES DE LA PRESIDENCE DU CE
Definizione di u travagliu
Placé sous l’autorité de la Directrice de la coordination administrative et du suivi des dossiers stratégiques de la Présidence du Conseil exécutif, vous participez à l’élaboration de la politique évènementielle de la Collectivité de Corse.
Vous assurez sa mise en œuvre à travers l’ensemble des manifestations officielles (régionales, nationales, internationales, inaugurations, réceptions, cérémonies, etc.).
Vous êtes garant de la conception et de la mise en œuvre de toutes ces manifestations dans le respect des règles protocolaires.
Il/Elle assure l’encadrement et le pilotage de l’équipe du service du Protocole, composée notamment d’un(e) huissier(ère)-chauffeur et d’un(e) assistant(e) administratif(ve).
Il/Elle organise et répartit l’activité, coordonne les missions et veille à la continuité et à la qualité du service.
Attività principali
Missions principales :
Concevoir et réaliser des événements publics et/ou officiels en accord avec les règles protocolaires.
Coordonner, pour les aspects protocolaires, les visites et les déplacements officiels du Président de l’exécutif.
Conseiller la directrice et le Cabinet sur les questions protocolaires, les préséances, les usages et l’organisation des manifestations officielles.
Encadrer, animer et coordonner l’équipe du service ; définir les priorités, répartir les missions, suivre leur exécution et organiser la continuité du service en fonction de l’agenda institutionnel.
Animer un réseau de contacts destiné à la bonne évolution des évènements.
Coordonner et piloter sur le plan logistique les manifestations prévues.
Elaborer, proposer et suivre le budget des activités liées au protocole.
Mettre en place et faire vivre des outils de suivis des différentes thématiques portées par le service du Protocole.
Anticiper les contraintes, aléas et modifications d’agenda et prendre les dispositions nécessaires au bon déroulement des missions.
Le poste est basé à Aiacciu.
Cunniscenze è cumpetenze necessarie
Sapè fà / Savoirs faire :
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole.
Organiser un événement à caractère officiel.
Piloter un prestataire.
Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité.
Travailler en équipe.
Faire appliquer les règles et usages protocolaires notamment en ce qui concerne les placements dans les cérémonies officielles.
Encadrer et animer une équipe, organiser et répartir son activité, fixer les priorités et contrôler la bonne exécution des missions.
Piloter et coordonner l’intervention de prestataires et de services aux compétences différentes.
Prendre en compte un contexte, une contrainte ou une situation complexe et adapter le dispositif en conséquence.
Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps des actions multiples.
Travailler en lien étroit avec le Cabinet et être en capacité de répondre avec réactivité aux évolutions de l’agenda du Président et de l’exécutif.
Prendre des décisions et apporter des réponses opérationnelles dans des situations urgentes ou imprévues.
Élaborer et suivre un budget et assurer le suivi administratif des activités du service.
Sapè / Savoirs
Maîtriser les règles, usages, préséances et textes relatifs au protocole.
Connaître l’environnement institutionnel, administratif et politique de la Collectivité de Corse et le fonctionnement de ses instances.
Connaître les principes d’organisation de cérémonies, manifestations et événements officiels, y compris à caractère national ou international.
Connaître les principes du management et de l’organisation d’un service.
Connaître les règles de gestion administrative et budgétaire nécessaires au pilotage de l’activité.
Maîtriser les outils bureautiques, de communication et les médias sociaux.
Connaître les obligations de discrétion, de confidentialité, de neutralité et de réserve attachées aux fonctions exercées auprès de l’exécutif.
Maîtrise de la langue corse souhaitée ou disposition à suivre une formation en langue corse.
Sapè essa / Savoirs être :
Rigueur, sens de l’organisation et maîtrise de soi.
Grande disponibilité, réactivité et adaptabilité.
Sens des relations humaines et aptitude au management.
Sens de la communication et qualités relationnelles.
Capacité d’anticipation et sens de l’initiative.
Capacité à gérer une situation urgente ou critique et autonomie dans la prise de décision.
Autorité, discernement et capacité à rendre compte.
Discrétion absolue, sens de la confidentialité et loyauté institutionnelle.
Neutralité professionnelle et sens du service public.
Cundizioni di eserciziu
Échanges permanents avec la direction et les membres du Cabinet, l’équipe du service du Protocole ainsi que les services de la Collectivité mobilisés dans l’organisation des manifestations et déplacements.
Relations régulières avec les élus, les institutions, les collectivités territoriales, les services de l’État, les représentations institutionnelles et, le cas échéant, diplomatiques.
Relations avec les partenaires et prestataires intervenant dans l’organisation des manifestations officielles.
Champ d’intervention à l’échelle territoriale et déplacements fréquents, notamment dans le cadre des manifestations et déplacements officiels du Président et de l’exécutif.
Grande disponibilité : horaires irréguliers et à amplitude variable liés à l’agenda institutionnel.
Travail possible en soirée, le week-end et les jours fériés.
Pics d’activité fréquents liés aux manifestations, aux déplacements, aux imprévus et aux changements de programme.
Forte réactivité et capacité à assurer la continuité du service dans un environnement soumis à des contraintes d’agenda et à des modifications de dernière minute.
Responsabilité particulière liée à la proximité avec le Président, les membres du Conseil exécutif et le Cabinet.
Respect strict des obligations de discrétion, de confidentialité, de réserve et de neutralité professionnelle.